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Come organizzare eventi sportivi: 5 punti fondamentali

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Come organizzare eventi sportivi: 5 punti fondamentali

Ogni evento sportivo, che sia di piccole o grandi dimensioni, necessita di una struttura organizzativa puntuale: è fondamentale individuare le figure chiave che si occuperanno sia delle specifiche tecnico-sportive che delle altre aree funzionali proprie dell’organizzazione di una manifestazione di questo tipo.

Come organizzare un evento sportivo di successo

Possiamo individuare 5 step fondamentali da seguire per organizzare eventi sportivi di successo.

1) Chi è l’utenza e quali sono le necessità del tuo evento?

Che sia un evento di piazza per una utenza amatoriale (running o fun/sport event) oppure un evento da calendario federale sportivo per una utenza professionista, è importante individuare il proprio pubblico e le esigenze necessarie alla realizzazione della manifestazione.

Ricorda che un evento ufficiale si muove entro protocolli piuttosto rigidi dettati della struttura federale. In tutti i casi bisogna creare un perfetto equilibrio tra servizi dedicati all’area tecnico-sportiva e agli atleti e servizi dedicati al pubblico, l’anima motrice di ogni evento, anche sportivo.

2) Crea un comitato organizzatore

come organizzare eventi sportiviUna volta individuate le necessità organizzative bisogna comporre uno staff selezionato. Occorre creare degli staff dedicati alla gestione delle varie aree funzionali: logistica, accommodation e trasporti, area sport, servizio spettatori e, se necessario, ticketing, marketing e sponsorship, protocollo e ufficio stampa.

Organizzare un evento sportivo è mettere in moto una macchina complessa che ha degli ingranaggi molto simili a quelli di una struttura aziendale: è fondamentale, quindi, individuare le figure chiave da inserire nella gestione di queste aree funzionali: persone che conoscono e sappiano gestire le criticità e le contingenze proprie di un evento che ha la caratteristica dell’esigenza “dell’ultimo minuto” e di avere utenze variegate e con esigenze profondamente diverse tra di loro.

I Volontari sono una parte fondamentale della macchina organizzativa di un evento sportivo. Sono appassionati di una particolare disciplina sportiva o dell’emozione che si prova a far parte di un evento che ha dei valori molto forti. Il comitato organizzatore si dovrà occupare di creare una struttura formativa adeguata per permettere al team di volontari di svolgere al meglio i ruoli assegnati e potersi godere l’esperienza di partecipare “da protagonista” ad un evento sportivo

3) Individua i partner e gli sponsor

Organizzare un evento sportivo impone sforzi ingenti sia sotto il profilo organizzativo che economico. A tal proposito è fondamentale individuare i partner giusti da legare all’evento. Bisogna fare un’attenta analisi delle categorie merceologiche e delle necessità.

A questo punto bisogna individuare i brand e le realtà che hanno interessi economici, commerciali e valoriali in sintonia con l’utenza dell’evento sportivo. La progettualità strutturata e la visione di insieme fanno di una proposta di sponsorizzazione una ottima possibilità di investimento.

4) Comunica l’evento e gestiti i rapporti istituzionali

Comunicare un evento sportivo è fondamentale: per lo sviluppo della cultura sportiva e per il successo dell’evento stesso. Occorre quindi impiegare in modo efficace risorse nella comunicazione in tutte le fasi: prima dell’evento, durante e in fase di follow up. Per eventi sportivi federali è altresì importante gestire le comunicazioni e i rapporti con le istituzioni.

Il protocollo è un’area funzionale fondamentale e imprescindibile di un evento sportivo professionistico. Ha dettami precisi e tempistiche definite, e il successo di una manifestazione sportiva si misura anche dalla percezione che ne ricavano le figure istituzionali e federali che affidano nelle vostre mani l’organizzazione di un evento ufficiale.

5) Debrief: l’importanza del follow up

Al termine dell’evento è fondamentale radunare il comitato organizzatore e individuare i punti organizzativi chiave, quelli di forza e di debolezza. L’evento sportivo ha, nella maggior parte dei casi, la caratteristica della ripetitività: il debrief è, quindi, importantissimo per tutte le valutazioni opportune in vista della prossima edizione dell’evento.

ORGANIZZAZIONE, ALLESTIMENTI, LOGISTICA, COMUNICAZIONE, CERIMONIALE: UN EVENTO SPORTIVO DEVE ESSERE SEGUITO DA PROFESSIONISTI ESPERTI.

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By | 2017-09-22T15:14:33+01:00 Settembre 22nd, 2017|Eventi sportivi|0 Comments

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