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Come organizzare un evento aziendale di successo: 5 consigli

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Come organizzare un evento aziendale di successo: 5 consigli

Abbiamo visto, in un altro articolo, i 5 errori da non fare quando si progetta un evento: vediamo ora i 5 consigli più efficaci per organizzare un evento aziendale di successo.

Come organizzare un evento aziendale: 5 consigli

Per ogni azienda organizzare un evento per i propri dipendenti è un compito molto complicato: infatti ogni evento deve essere unico e coinvolgente. Non esistono delle regole generali ma seguendo questi consigli fondamentali sarà possibile progettare un evento aziendale efficace.

Un buon sopralluogo della location

Qualunque sia la location (un ristorante, una villa d’epoca, un centro congressi, ecc.) preoccupatevi di eseguire uno o più sopralluoghi accurati.

Tenete in considerazione le misure degli spazi (fatevi dare una planimetria, e portatevi dietro un metro per sicurezza), la collocazione dei punti-luce; osservate con attenzione la struttura, la presenza di spazi adeguati per il guardaroba; analizzate i percorsi che dovranno compiere gli ospiti e considerate l’eventuale necessità di aree tecniche.

Una buona conoscenza del cliente e delle sue esigenze

come organizzare un evento aziendale consigliOrganizzare un evento aziendale significa organizzare un evento per quella specifica azienda: cercate di capire e definire con precisione la sua identità, i suoi obiettivi e le sue esigenze.

Cosa si aspettano da quell’evento? Cosa vogliono comunicare?

Se il cliente vuole un evento molto tradizionale e dal taglio classico, lasciate perdere i voli di creatività e di travolgente originalità; viceversa: se vuole stupire…fatelo anche voi! Ma chiarite subito il profilo da utilizzare.

Una buona programmazione dell’evento

Una volta chiarito il brief e scelta la location, cominciate ad organizzare nel modo più efficace tempi e risorse. Un buon vecchio diagramma di Gantt può sempre fare al caso vostro:

  • Stabilite un cronoprogramma,
  • Assegnate ruoli e mansioni,
  • Individuate tutte le attività che andranno a comporre il quadro complessivo del vostro evento,
  • Verificate che la tabella di marcia sia rispettata.
  • Fate in modo che ciascuno del vostro team si occupi di una certa fase o aspetto organizzativo, evitando sovrapposizioni e doppioni,
  • Assegnate l’interlocutore adeguato a ciascuna controparte (es.: uno di voi opererà come account nei confronti del cliente, uno si interfaccerà con il catering, uno con la location per gli aspetti tecnici, ecc.)

Degli eventi che caratterizzino efficacemente la giornata

L’abbiamo detto: tutto dipende dal “taglio” che vorrà dare il cliente e dagli obiettivi che si è prefisso con l’evento aziendale in questione. Potrà semplicemente

  • voler intrattenere e far divertire i propri collaboratori;
  • celebrare una ricorrenza, o un obiettivo raggiunto;
  • offrire un’esperienza speciale ai propri buyers o partners…

Le possibilità sono molte: ma per ciascuna di esse, preparate qualcosa di speciale – un evento di contorno che sia in armonia con il contesto in cui si inserisce e con le esigenze a cui è chiamato a rispondere.

Un tocco di originalità, dando al cliente l’impressione di avere costruito qualcosa proprio per lui è essenziale.

Poi, se malgrado tutto il cliente vuole il “solito” spettacolino e alla fine fare il trenino ballando “Brigitte Bardot”, pazienza…

Una presenza costante e discreta

Questo sarà in particolare il compito dell’account che tiene i rapporti con il cliente. Ci vuole equilibrio: da una parte il cliente ha affidato a voi l’organizzazione del suo evento aziendale, quindi non vorrà essere subissato in continuazione di richieste e di problemi.

Quelli siete voi pagati per risolverli. Dall’altra occorre fargli sentire la vostra presenza e rassicurarlo periodicamente sul fatto che le varie fasi organizzative stanno procedendo e tutto è sotto controllo.

Per organizzare un evento aziendale di successo è importane affidarsi ad un team di professionisti esperti!

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By | 2017-08-31T10:11:29+01:00 Agosto 31st, 2017|Eventi aziendali|0 Comments

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